Herramientas digitales para gestionar proyectos exitosamente

La ejecución de proyectos requiere de mucha organización, y hoy el mundo ofrece numerosas herramientas digitales que facilitan los procesos de planificación, ejecución y seguimiento con los equipos de trabajo. Desde De Mis Manos, compartimos aquellas que han sido de utilidad en nuestros proyectos.

Camila Morales, coordinadora de Proyectos Especiales en De Mis Manos, explica que estas herramientas ayudan a realizar el seguimiento para verificar el cumplimiento, el alcance, presupuesto, cronograma y estrategias correctivas.

  • KoboToolbox: Es un instrumento de gestión de la información que permite crear diferentes cuestionarios para cada proyecto. Es similar a un formulario de Google, pero es más especializado en la recopilación de datos, ya que pueden incluirse fotografías, georeferenciación de las personas y su firma.
  • Trello: Es perfecto para la gestión de tareas. En la herramienta puedes visualizar los tableros en los que asignas las tareas por proyecto y ubicar tarjetas con la tarea indicada a realizar con la persona responsable, ¡y envía recordatorios para ejecutarlas! Además cuenta con calendario.
  • Asana: Permite gestionar el trabajo y hacer seguimiento de las tareas, delegar responsabilidades y que estas sean equitativas para cada persona, supervisar el progreso y comunicarte con el grupo de trabajo en tiempo real. Además, permite compartir el progreso del proyecto con quienes participan, así están al día con la información.
  • Slack: Ideal para tener chats grupales por cada proyecto, facilita la comunicación en tiempo real entre colaboradores para agilizar tareas.
  • SmartSheet: Es la combinación de una hoja de cálculo y el uso compartido de archivos. En el programa puede elaborarse el plan de proyecto, agregando tareas y subtareas, así como también asignar responsables, administrar la carga de trabajo, fijar fechas y plazos y más. Se basa en el modelo Gantt para visualizar el proyecto por jerarquías.
  • Notion: Puedes crear un cronograma, hacer una lista de tareas, asignar a las personas encargadas con su correo, generar recordatorios y hasta ver el porcentaje de avance de tu proyecto de acuerdo con el número de tareas cumplidas. ¡Incluso, puedes crear plantillas especializadas para cada proyecto!

 

  • Suite de Microsoft: Contiene una gran variedad de herramientas, las cuales pueden integrarse y complementarse entre sí; permite visualizar un proyecto o todos en un consolidado. Contiene e integra instrumentos valiosos como:
  1. To Do: Permite crear listas de chequeo por temas, en las listas se asignan las tareas a las personas responsables y es posible realizar un seguimiento con fechas de cumplimiento; además, señala las tareas cumplidas día a día. Facilita la comunicación, planificación y organización de actividades.
  2. Planner: En lugar de listas, hay planes de trabajo que asignan tareas con fechas de inicio y seguimiento, también permite agrupar las tareas según su prioridad, fecha, progreso, etc. La información es fácil de visualizar, pues cuenta con un panel de gráficos que ayudan a tener un seguimiento global; así mismo, tiene un calendario. Lo mejor: aborda diferentes planes de trabajo a la vez.
  3. Project: Es similar al modelo de Gantt: tiene vista en cuadrícula y cuenta con una escala de tiempo. Es una herramienta especializada para ejecutar proyectos, posibilita la asignación de tareas y recursos, como también llevar presupuestos. Incluso, realiza las modificaciones de forma automática. De esta manera, facilita señalar qué tareas se realizan paralelamente o qué tarea depende de la realización de otra y las acomoda cuando se modifica el cronograma, según sea necesario.
  4. SharePoint: Facilita la creación de un sitio (similar a una página web) para los proyectos, allí las personas pueden acceder a sus tareas, archivos, calendarios específicos, listas de chequeo, cuestionarios y últimas noticias del proyecto. Aquí se recoge y se comparte toda la información y favorece la integración con el To Do, el Planner y los archivos del escritorio.


¿Por qué utilizar herramientas para gestionar proyectos?

Camila Morales explica algunas de las bondades de utilizar herramientas digitales en proyectos pequeños y grandes:

  • Aseguran una correcta planificación y facilitan la ejecución.
  • Ayuda a optimizar el tiempo y ser más eficiente en la utilización de los recursos.
  • Permiten que la información esté disponible en el momento que se requiera para las entidades aliadas.
  • Generan confianza en la organización. Hay una metodología muy clara para ejecutar las actividades y herramientas tecnológicas que facilitan la gestión de proyectos.

 En De Mis Manos hacemos uso de estas herramientas para desarrollar proyectos con éxito, hemos comprobado que facilitan su gestión y nos ayudan a tener la información de cada uno al día y disponible para nuestras instituciones aliadas.

¿Ya conocías estas herramientas digitales para gestionar proyectos? Sin duda serán de gran ayuda para que puedas llevar a cabo tu propia metodología de trabajo.

 

Recursos para emprender

Elaborado por el Área de Investigación y Desarrollo De Mis Manos.
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