Camila Morales, coordinadora de Proyectos Especiales en De Mis Manos, explica que estas herramientas ayudan a realizar el seguimiento para verificar el cumplimiento, el alcance, presupuesto, cronograma y estrategias correctivas.
- KoboToolbox: Es un instrumento de gestión de la información que permite crear diferentes cuestionarios para cada proyecto. Es similar a un formulario de Google, pero es más especializado en la recopilación de datos, ya que pueden incluirse fotografías, georeferenciación de las personas y su firma.
- Trello: Es perfecto para la gestión de tareas. En la herramienta puedes visualizar los tableros en los que asignas las tareas por proyecto y ubicar tarjetas con la tarea indicada a realizar con la persona responsable, ¡y envía recordatorios para ejecutarlas! Además cuenta con calendario.
- Asana: Permite gestionar el trabajo y hacer seguimiento de las tareas, delegar responsabilidades y que estas sean equitativas para cada persona, supervisar el progreso y comunicarte con el grupo de trabajo en tiempo real. Además, permite compartir el progreso del proyecto con quienes participan, así están al día con la información.
- Slack: Ideal para tener chats grupales por cada proyecto, facilita la comunicación en tiempo real entre colaboradores para agilizar tareas.
- SmartSheet: Es la combinación de una hoja de cálculo y el uso compartido de archivos. En el programa puede elaborarse el plan de proyecto, agregando tareas y subtareas, así como también asignar responsables, administrar la carga de trabajo, fijar fechas y plazos y más. Se basa en el modelo Gantt para visualizar el proyecto por jerarquías.
- Notion: Puedes crear un cronograma, hacer una lista de tareas, asignar a las personas encargadas con su correo, generar recordatorios y hasta ver el porcentaje de avance de tu proyecto de acuerdo con el número de tareas cumplidas. ¡Incluso, puedes crear plantillas especializadas para cada proyecto!
- Suite de Microsoft: Contiene una gran variedad de herramientas, las cuales pueden integrarse y complementarse entre sí; permite visualizar un proyecto o todos en un consolidado. Contiene e integra instrumentos valiosos como:
- To Do: Permite crear listas de chequeo por temas, en las listas se asignan las tareas a las personas responsables y es posible realizar un seguimiento con fechas de cumplimiento; además, señala las tareas cumplidas día a día. Facilita la comunicación, planificación y organización de actividades.
- Planner: En lugar de listas, hay planes de trabajo que asignan tareas con fechas de inicio y seguimiento, también permite agrupar las tareas según su prioridad, fecha, progreso, etc. La información es fácil de visualizar, pues cuenta con un panel de gráficos que ayudan a tener un seguimiento global; así mismo, tiene un calendario. Lo mejor: aborda diferentes planes de trabajo a la vez.
- Project: Es similar al modelo de Gantt: tiene vista en cuadrícula y cuenta con una escala de tiempo. Es una herramienta especializada para ejecutar proyectos, posibilita la asignación de tareas y recursos, como también llevar presupuestos. Incluso, realiza las modificaciones de forma automática. De esta manera, facilita señalar qué tareas se realizan paralelamente o qué tarea depende de la realización de otra y las acomoda cuando se modifica el cronograma, según sea necesario.
- SharePoint: Facilita la creación de un sitio (similar a una página web) para los proyectos, allí las personas pueden acceder a sus tareas, archivos, calendarios específicos, listas de chequeo, cuestionarios y últimas noticias del proyecto. Aquí se recoge y se comparte toda la información y favorece la integración con el To Do, el Planner y los archivos del escritorio.
¿Por qué utilizar herramientas para gestionar proyectos?
Camila Morales explica algunas de las bondades de utilizar herramientas digitales en proyectos pequeños y grandes:
- Aseguran una correcta planificación y facilitan la ejecución.
- Ayuda a optimizar el tiempo y ser más eficiente en la utilización de los recursos.
- Permiten que la información esté disponible en el momento que se requiera para las entidades aliadas.
- Generan confianza en la organización. Hay una metodología muy clara para ejecutar las actividades y herramientas tecnológicas que facilitan la gestión de proyectos.
En De Mis Manos hacemos uso de estas herramientas para desarrollar proyectos con éxito, hemos comprobado que facilitan su gestión y nos ayudan a tener la información de cada uno al día y disponible para nuestras instituciones aliadas.
¿Ya conocías estas herramientas digitales para gestionar proyectos? Sin duda serán de gran ayuda para que puedas llevar a cabo tu propia metodología de trabajo.
